Hoe bereid ik mijn verpakkingsdossier voor op een retailaudit?

Een verpakkingsdossier voor een retailaudit bereid je voor door alle relevante technische, wettelijke en duurzaamheidsdocumentatie over je verpakkingen gestructureerd samen te brengen in één dossier. Retailers willen bij een audit snel kunnen controleren of jouw verpakkingen voldoen aan hun eisen op het gebied van voedselveiligheid, duurzaamheid en regelgeving. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het samenstellen van een sterk verpakkingsdossier.

Welke documenten horen in een verpakkingsdossier voor een retailaudit? #

Een verpakkingsdossier voor een retailaudit bevat minimaal: materiaalspecificaties, voedselveiligheidscertificaten, migratieverklaringen, duurzaamheidsonderbouwing en leveranciersverklaringen. Samen geven deze documenten de retailer inzicht in wat je verpakking is, waarvan het gemaakt is en waarom het veilig en verantwoord is.

In de praktijk bestaat een volledig verpakkingsdossier uit meerdere lagen documentatie. Denk aan:

• Materiaalspecificaties: het gebruikte materiaal (zoals rPET, PP of HDPE), de dikte, het gewicht en de herkomst van het materiaal.
• Voedselveiligheidsverklaringen: conformiteitsverklaringen op basis van EU-verordening 10/2011 voor materialen die in contact komen met voedsel.
• Migratieverklaringen: bewijs dat er geen schadelijke stoffen migreren vanuit de verpakking naar het product.
• Certificaten: zoals BRC, IFS of ISO-certificaten die aantonen dat de productie onder gecontroleerde omstandigheden plaatsvindt.
• Duurzaamheidsdocumentatie: informatie over het recyclegehalte (bijvoorbeeld rPET-aandeel), recycleerbaarheid en eventuele LCA-resultaten.
• Technische tekeningen of productspecificaties: afmetingen, toleranties en functionele eigenschappen van de verpakking.

Hoe uitgebreider het dossier, hoe sneller een retailer zijn beoordeling kan afronden. Retailers werken steeds vaker met vaste auditformats of vragenlijsten. Het loont om je dossier op die structuur af te stemmen, zodat je niet bij elke audit opnieuw alles hoeft te herordenen.

Welke duurzaamheidseisen stellen retailers aan verpakkingen? #

Retailers stellen in 2026 steeds concretere duurzaamheidseisen aan verpakkingen. Ze vragen onder meer om aantoonbaar recyclebaar materiaal, een minimaal percentage gerecyclede content, reductie van overbodig materiaalgebruik en aansluiting op bestaande inzamelsystemen. Vage duurzaamheidsclaims zijn niet meer voldoende.

De meeste grote retailers hanteren eigen duurzaamheidsbeleid dat aansluit op Europese wetgeving zoals de Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR). Vanaf 12 augustus 2026 moeten fabrikanten die PET, PP of andere kunststofverpakkingen toepassen, kunnen aantonen dat hun verpakkingen aan de PPWR-eisen voldoen. Dat betekent concreet:

• Aantonen dat de verpakking recyclebaar is via erkende recyclingstromen.
• Documenteren welk percentage van het materiaal bestaat uit gerecyclede content (zoals rPET).
• Onderbouwen dat de verpakking niet zwaarder of groter is dan functioneel noodzakelijk.
• Inzicht geven in de keten: waar komt het materiaal vandaan en waar gaat het na gebruik naartoe?

Sommige retailers gaan verder dan de wettelijke minimumvereisten en vragen ook om een Life Cycle Analysis (LCA) of een CO2-voetafdrukberekening per verpakkingseenheid. Het is verstandig om dit soort onderbouwing alvast voor te bereiden, ook als een specifieke retailer er nog niet om vraagt.

Hoe toont een leverancier aan dat verpakkingen voldoen aan voedselveiligheidsregels? #

Een leverancier toont voedselveiligheid aan via een conformiteitsverklaring (Declaration of Compliance) op basis van EU-verordening 10/2011, aangevuld met migratietestrapporten en een actueel voedselveiligheidscertificaat zoals BRC of IFS. Deze documenten vormen samen het bewijs dat de verpakking veilig is voor contact met voedsel.

De conformiteitsverklaring is het startpunt. Daarin staat welke materialen zijn gebruikt, welke stoffen zijn getest en dat de verpakking voldoet aan de geldende migratielimieten. Migratietestrapporten van een geaccrediteerd laboratorium ondersteunen deze verklaring met meetgegevens.

Daarnaast verwachten retailers bewijs dat de productieomgeving zelf veilig is. Een BRC-certificaat (British Retail Consortium) of IFS-certificaat (International Featured Standards) laat zien dat de productie plaatsvindt onder gecontroleerde hygiënische omstandigheden. Retailers die werken met gecertificeerde verpakkingsleveranciers accepteren leveranciers zonder dit soort certificering steeds minder snel.

Praktisch gezien is het verstandig om de conformiteitsverklaring en het certificaat altijd als actuele versie in je dossier te bewaren. Verlopen documenten zijn een veelvoorkomende reden voor vertraging bij een audit.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het samenstellen van een verpakkingsdossier? #

De meest voorkomende fouten bij het samenstellen van een verpakkingsdossier zijn: verlopen certificaten, ontbrekende migratieverklaringen, vage duurzaamheidsclaims zonder onderbouwing en documentatie die niet aansluit op het specifieke auditformat van de retailer. Deze fouten leiden tot vertraging of afkeuring bij een verpakkingsaudit.

Hieronder de fouten die we het vaakst zien:

• Verlopen documenten: Certificaten en conformiteitsverklaringen hebben een geldigheidsduur. Een verlopen BRC-certificaat of een verouderde migratieverklaring maakt je dossier direct ongeldig.
• Ontbrekende materiaalspecificaties: Alleen vermelden dat een verpakking van “recyclebaar materiaal” is gemaakt, is onvoldoende. Retailers willen weten of het PET, rPET of PP betreft, en in welke verhouding.
• Niet-onderbouwde duurzaamheidsclaims: Claims als “milieuvriendelijk” of “groen” zonder meetbare onderbouwing worden door retailers en toezichthouders steeds kritischer beoordeeld.
• Geen aansluiting op het auditformat: Elke retailer hanteert zijn eigen vragenlijst of checklist. Een generiek dossier dat niet op die structuur is afgestemd, kost de auditor extra tijd en vergroot de kans op vragen.
• Incomplete leveranciersketen: Retailers willen steeds vaker weten waar grondstoffen vandaan komen. Ontbreekt er een leveranciersverklaring van de grondstoffenleverancier, dan is je dossier niet compleet.

Wanneer moet een verpakkingsdossier worden bijgewerkt? #

Een verpakkingsdossier moet je bijwerken zodra er iets verandert aan de verpakking zelf, de materialen, de productielocatie of de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast is het verstandig om het dossier minimaal één keer per jaar te controleren op verlopen documenten en nieuwe retailereisen.

Concrete momenten waarop een update noodzakelijk is:

• Wijziging van het materiaal of de materiaalsamenstelling, bijvoorbeeld een hoger rPET-aandeel of overstap van PP naar een ander materiaal.
• Nieuwe of gewijzigde wetgeving, zoals de PPWR-eisen die per 12 augustus 2026 van kracht zijn.
• Verlenging of heruitgifte van certificaten (BRC, IFS, ISO).
• Wijziging van de productielocatie of een nieuwe toeleverancier van grondstoffen.
• Aanpassing van de verpakkingsgeometrie, het gewicht of de functionele eigenschappen.
• Nieuwe duurzaamheidseisen van een retailer waarmee je samenwerkt.

Een goed beheerd dossier is geen statisch document. Behandel het als een levend overzicht dat je actief bijhoudt, zodat je bij een aangekondigde of onaangekondigde verpakkingsaudit altijd direct kunt leveren wat de retailer vraagt.

Hoe wij helpen met het opbouwen van je verpakkingsdossier #

Een sterk verpakkingsdossier begint bij een leverancier die de juiste documentatie standaard meelevert. Bij Koninklijke Hordijk produceren we thermogevormde verpakkingen van (r)PET en PP in BRC-gecertificeerde productiefaciliteiten in Zaandam. Dat betekent dat de basis van je dossier al stevig staat. Wat we concreet bieden:

• Conformiteitsverklaringen en migratieverklaringen conform EU-verordening 10/2011.
• Actuele BRC-certificering als bewijs van hygiënische productie-omstandigheden.
• Materiaalspecificaties inclusief rPET-aandeel en recycleerbaarheidsinformatie.
• Ondersteuning bij PPWR-documentatie, zodat je aantoonbaar voldoet aan de eisen die per augustus 2026 gelden.
• Meedenken over materiaaloptimalisatie en duurzaamheidsonderbouwing voor jouw specifieke retailer.

Wil je weten welke documentatie wij standaard aanleveren bij onze verpakkingen, of heb je een specifieke retailaudit waarvoor je ondersteuning zoekt? Neem contact met ons op en we kijken samen wat je nodig hebt.